Analiza zapisów umowy dla konkursu „Wzornictwo w MŚP”

Konkurs „Wzornictwo w MŚP” w ramach programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej 2021-2027 oferuje przedsiębiorcom możliwość otrzymania wsparcia finansowego na rozwój projektów wzorniczych. Beneficjenci, którzy otrzymują finansowanie w ramach konkursu, mają określone obowiązki i zobowiązania, których przestrzeganie jest niezbędne dla prawidłowego przebiegu projektu. 

Poniżej przedstawiamy najważniejsze zapisy umowy: 

Możliwości otrzymania i rozliczenia zaliczki

Beneficjent ma prawo ubiegać się o zaliczkę na realizację projektu w określonej wysokości. Zaliczka może zostać wypłacona po podpisaniu umowy i złożeniu niezbędnych dokumentów potwierdzających realizację pierwszych działań. Pierwsza transza zaliczki wypłacana jest na podstawie złożonego przez Beneficjenta i zatwierdzonego przez Instytucję Pośredniczącą wniosku o płatność w wysokości zgodnej z obowiązującym harmonogramem płatności. 

Ważne, aby pamiętać, że łączne dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie zaliczki nie może przekroczyć 40% dofinansowania, a sama zaliczka jest wypłacana z przeznaczeniem na ponoszenie wydatków kwalifikowanych. 

Rozliczenie zaliczki wymaga przedstawienia dokumentów potwierdzających poniesione koszty zgodnie z umową. Rozliczenie transzy zaliczki polega na wykazaniu we wniosku o płatność poniesionych wydatków kwalifikowanych, które nie stanowiły wkładu własnego przedsiębiorcy. Wypłacenie kolejnej transzy zaliczki następuje dopiero pod warunkiem poprawnego rozliczenia co najmniej 70% łącznej kwoty przekazanych transz zaliczki. W przypadku nie wywiązania się z tego obowiązku, kolejna wypłata dofinansowania zostanie pomniejszona o odsetki bankowe narosłe na zaliczkowym rachunku bankowym beneficjenta. 

Dodatkowo składając wniosek o płatność rozliczający transzę zaliczki zobowiązany jest do przedkładania wyciągów z tego rachunku za okres, którego dotyczy wniosek o płatność. 

Składanie wniosków o płatność

Beneficjent jest zobowiązany do składania wniosków o płatność w określonym harmonogramie. Wnioski o płatność powinny zawierać szczegółowe informacje dotyczące poniesionych kosztów, osiągniętych rezultatów i innych dokumentów wymaganych przez umowę.

Pierwszy wniosek o płatność  ma obowiązek złożyć w terminie do 90 dni od dnia zawarcia umowy, a w zakresie wydatków poniesionych przed dniem zawarcia umowy w terminie do 30 dni od dnia zawarcia umowy. Wspomniany wniosek o płatność zatwierdzany jest przez Instytucję Pośredniczącą w terminie 45 dni od dnia złożenia przez a kompletnego i poprawnie wypełnionego wniosku o płatność. 

Należy pamiętać, że Instytucja Pośrednicząca może wstrzymać zatwierdzenie wniosku o płatność lub nawet odmówić jego zatwierdzenia, w kilku przypadkach, takich jak: 

– podejrzenie, że Projekt realizowany jest niezgodnie z założeniami umowy, 

– wystąpiły podejrzenia lub stwierdzenia odnośnie nadużycia finansowego, 

– niewniesienie przez a na wezwanie Instytucji Pośredniczącej informacji oraz wyjaśnień dotyczących realizacji projektu lub niewykonywanie zobowiązań wynikających z podpisanej umowy, niewyeliminowanie wskazanych błędów lub braków w dokumentacji, 

– stwierdzenie braku postępu w realizacji projektu, 

– brak złożenia przez a prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia, 

– powzięcie przez Instytucję Pośredniczącą informacji od organów ścigania lub innych organów kontroli o czynnościach lub toczących się postępowaniu przygotowawczym bądź sądowym, co może mieć bezpośredni wpływ na prawidłową realizację projektu,

– niezachowanie warunków rozliczenia pobranych transz zaliczki określonych w umowie, 

– do czasu wykonania zaleceń wynikających z ostatecznej informacji pokontrolnej. 

W przypadku, gdy Instytucja Pośrednicząca podjęła decyzję o wstrzymaniu lub odmowie zatwierdzenia wniosku o płatność,  zostanie w odpowiedni sposób o tym poinformowany bezpośrednio przez Instytucję Pośredniczącą. 

Obowiązki z zakresu Informacji i promocji

Beneficjent jest zobowiązany do informowania o wsparciu finansowym otrzymanym w ramach konkursu Funduszy Europejskich dla Polski Wschodniej. Powinien zapewnić odpowiednią widoczność logo programu i informacje o finansowaniu na wszelkich materiałach promocyjnych związanych z projektem.

W czasie realizacji projektu przedsiębiorca zobowiązuje się w szczególności do umieszczenia w widoczny sposób znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej i znaku Unii Europejskiej na wszystkich prowadzonych działaniach informacyjnych i promocyjnych projektu, dokumentach i materiałach m.in.: produktach drukowanych, cyfrowych, podawanych do wiadomości publicznej, wszystkich dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, jak również produktach, sprzęcie, pojazdach, aparaturze powstałych lub zakupionych ze środków projektu. 

Beneficjent zobowiązany jest do umieszczenia w widocznym miejscu realizacji projektu przynajmniej jednego plakatu o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości elektronicznego wyświetlacza, który w jasny sposób komunikuje fakt otrzymania dofinansowania z Unii Europejskiej

Dodatkowo przedsiębiorcy proszeni są o zamieszczenie krótkiego opisu projektu na stronie internetowej firmy lub na profilach w mediach społecznościowych oraz zorganizowania wspólnego wydarzenia informacyjno-promocyjnego dla mediów z przedstawicielem Instytucji Zarządzającej lub Instytucji Pośredniczącej. 

Wszystkie szczegóły wymaganych działań z zakresu informacji i promocji zawarte są Umowie – § 22. 

Wybór wykonawców w ramach projektu

Beneficjent jest odpowiedzialny za wybór odpowiednich wykonawców i dostawców usług zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji oraz w sposób przejrzysty i proporcjonalny z zachowaniem przepisów i zasad wynikających odpowiednio z ustawy „Prawo zamówień publicznych” lub z wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. 

Wybór wykonawców powinien być przeprowadzony w oparciu o przepisy prawa oraz kryteria określone w umowie.

Zasady dotyczące zmian w projekcie i umowie

Beneficjent może zgłosić zmiany w projekcie, takie jak zmiana budżetu, harmonogramu lub zakresu działań. 

Zmiany muszą być uzasadnione i muszą uzyskać zgodę instytucji zarządzającej programem, w tym przypadku Instytucji Pośredniczącej. Wszystkie zmiany powinny zostać zgłoszone w terminie 30 dni od dnia zaistnienia okoliczności powodujących wprowadzanie zmian w Umowie i projekcie. Co ważne – zgłoszenie zmian nie może nastąpić później niż 30 dni przed dniem zakończenia kwalifikowalności wydatków. 

Zmiany w umowie muszą być uwzględnione w formie aneksu i podpisane przez obie strony. Sama Instytucja Pośrednicząca ustosunkuje się do zgłoszonych przez a zmian w terminie 30 dni od ich otrzymania. 

Rozwiązanie umowy

Umowa może być rozwiązana w przypadku naruszenia warunków umowy przez Beneficjenta. Rozwiązanie umowy może nastąpić również na mocy wzajemnej zgody obu stron. 

Z jakich powodów Instytucja Pośrednicząca może rozwiązać umowę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia? 

– Nierozpoczęcie realizacji projektu w terminie 3 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji projektu i nie poinformowanie o przyczynach opóźnienia;

– Odmówienie poddania się kontroli lub audytowi uprawnionych instytucji, uniemożliwienie lub utrudnienie ich przeprowadzenia lub niewykonanie zaleceń pokontrolnych we wskazanym terminie;

– Nieusunięcie stwierdzonych przez Instytucję Pośredniczącą lub inny uprawniony podmiot nieprawidłowości lub niezłożenie stosownych wyjaśnień w tej kwestii;

– Niedostarczenie wniosku o płatność z wypełnioną częścią sprawozdawczą w terminie wskazanym w umowie;

– Nieprzestrzeganie ustawy „Prawo zamówień publicznych” lub dokonanie wyboru wykonawcy z naruszeniem ustaleń umowy;

– Niezapewnienie postępu w realizacji projektu w stosunku do terminów określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym; 

– Nierealizowanie działań informacyjno-promocyjnych; 

– Nieprzestrzeganie innych przepisów prawa z zakresie dotyczącym projektu. 

Instytucja Pośrednicząca ma też prawo do natychmiastowego zerwania umowy w przypadkach, gdy: 

–  nie wniósł zabezpieczenia w formie lub terminie, opisanych w umowie, 

– na etapie ubiegania się, udzielania dofinansowania, realizacji umowy lub okresie trwania projektu  nie ujawnił dokumentów, oświadczeń lub informacji mających znaczenie dla udzielenia dofinansowania, realizacji umowy lub przedstawił dokumentację nieprawdziwą, nierzetelną, podrobioną, itp. 

–  zaprzestał działalności związanej z projektem lub zostało wobec niego wszczęte postępowanie likwidacyjne lub pozostaje pod zarządem komisarycznym,

– przedsiębiorca zaprzestał realizacji projektu lub realizuje go w sposób niezgodny z umową,

– nie zostały osiągnięte cele projektowe określone we wniosku o dofinansowanie, 

–  przeniósł na inny podmiot prawa, obowiązki lub wierzytelności wynikające z umowy bez zgody Instytucji Pośredniczącej, 

– wystąpiły inne okoliczności, które powodują, że dalsze wykonywanie umowy jest niemożliwe lub niecelowe, w szczególności w przypadku niedopuszczalności udzielenia dofinansowania lub obciążenia a zwrotem pomocy wynikającym z decyzji Komisji Europejskiej, 

–  rozpoczął realizację projektu przed dniem lub w dniu złożenia wniosku o dofinansowanie projektu.

Należy pamiętać, że możemy samemu rozwiązać umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia w formie pisemnej pod rygorem nieważności wraz ze wskazaniem uzasadnienia. Rozwiązanie umowy z Beneficjentem przez Instytucję Pośredniczącą wyklucza możliwość ubiegania się i otrzymania przez Beneficjenta dofinansowania ze środków FEPW oraz innych programów realizowanych przez Instytucję Pośredniczącą przez okres 3 lat od dnia rozwiązania umowy. 

Nieosiągnięcie wskaźników

Beneficjent zobowiązany jest do osiągania określonych wskaźników i celów projektu. Jeśli wskaźniki nie zostaną osiągnięte, instytucja zarządzająca może podjąć działania, takie jak zmniejszenie płatności lub rozwiązanie umowy.

Zmniejszenie płatności może być proporcjonalne do stopnia nie osiągniętych wskaźników. 

Nieprawidłowości i zwrot środków

Beneficjent jest odpowiedzialny za monitorowanie i zapewnienie zgodności realizacji projektu z zasadami umowy. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, Instytucja Pośrednicząca może zażądać zwrotu części lub całości przyznanych środków.

Rozwiązanie umowy z Beneficjentem zobowiązuje przedsiębiorcę do zwrotu otrzymanego dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania dofinansowania na rachunek bankowy a do dnia zwrotu oraz z odsetkami bankowymi od dofinansowania przekazanego w formie zaliczki, w terminie 14 dni od dnia rozwiązania Umowy, na rachunek wskazany przez Instytucję Pośredniczącą.

W przypadku braku zwrotu dofinansowania wraz z odsetkami w terminie, Instytucja Pośrednicząca podejmie czynności zmierzające do odzyskania należnych środków dofinansowania z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych, w szczególności zabezpieczenia, a koszty czynności zmierzających do odzyskania dofinansowania obciążają Beneficjenta.

Należy pamiętać, że powyższe informacje stanowią jedynie ogólny zarys zapisów umowy dla konkursu „Wzornictwo w MŚP” w ramach programu Fundusze Europejskie dla Polski Wschodniej 2021-2027. Szczegółowe obowiązki Beneficjentów oraz procedury rozliczeniowe są opisane w umowie, która jest podstawą współpracy pomiędzy Instytucją Zarządzającą a Beneficjentem. Przed podpisaniem umowy zaleca się dokładne zapoznanie się z jej treścią i skonsultowanie jej z odpowiednimi instytucjami lub ekspertami w dziedzinie funduszy europejskich.